Damit keine Frist und kein Bearbeitungsschritt verloren geht, braucht die interne Meldestelle einen festen Ablauf. Er muss auch dann funktionieren, wenn eine Meldung unvollständig ist, mehrere Bereiche betrifft oder eine genannte Person selbst an der Bearbeitung beteiligt wäre.
Zuerst den Zugriff auf die Meldung begrenzen
Die Vertraulichkeit betrifft nicht nur die hinweisgebende Person. Auch die Identität der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder darin genannt werden, muss geschützt werden. Zugriff dürfen nur die Personen erhalten, die für die Entgegennahme, Bearbeitung oder notwendige Unterstützung zuständig sind.
Prüfen Sie deshalb direkt nach Eingang, wer den Fall bearbeiten darf. Besteht ein Interessenkonflikt, braucht es eine andere zuständige Person oder eine Vertretungsregelung. Eine Meldung gehört nicht in ein allgemeines E-Mail-Postfach oder in einen Ordner mit breiten Zugriffsrechten.
Den Eingang fristgerecht bestätigen
Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang spätestens nach sieben Tagen. Diese Bestätigung ist noch keine Bewertung des Inhalts. Sie zeigt der hinweisgebenden Person, dass die Meldung angekommen ist und bearbeitet wird.
Automatische Nachrichten sollten keine sensiblen Einzelheiten enthalten. Gerade bei gemeinsam genutzten Geräten oder Postfächern kann bereits eine ausführliche Betreffzeile unnötige Rückschlüsse ermöglichen.
Anwendungsbereich und Zuständigkeit prüfen
Nicht jede Beschwerde ist automatisch eine Meldung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Die Meldestelle prüft, ob der geschilderte Sachverhalt in den gesetzlichen Anwendungsbereich fällt. Gleichzeitig sollte sie klären, ob weitere interne Verfahren berührt sind, etwa Datenschutz, Arbeitsschutz, Informationssicherheit oder Personalthemen.
Auch wenn ein Hinweis nicht in den sachlichen Anwendungsbereich fällt, sollte er nicht kommentarlos liegen bleiben. Dokumentieren Sie die Einordnung und prüfen Sie, ob eine andere zuständige Stelle den Vorgang übernehmen kann. Bei jeder Weitergabe bleibt der Schutz der beteiligten Personen zu beachten.
Stichhaltigkeit prüfen und gezielt nachfragen
Die erste Meldung enthält häufig noch nicht alle Informationen. Die Meldestelle prüft, welche Angaben bereits belastbar sind und was für die weitere Bearbeitung fehlt. Rückfragen sollten sich auf den Sachverhalt beschränken und über den geschützten Kanal erfolgen.
- Was soll wann und wo geschehen sein?
- Welche Personen oder Bereiche sind beteiligt?
- Gibt es Dokumente, Nachrichten oder andere Nachweise?
- Besteht eine aktuelle Gefahr oder besonderer Zeitdruck?
- Welche Schritte wurden bereits unternommen?
Die Meldestelle ermittelt ergebnisoffen. Sie darf eine Meldung weder vorschnell bestätigen noch verwerfen. Auch die Rechte der beschuldigten oder genannten Personen müssen während der Prüfung gewahrt bleiben.
Angemessene Folgemaßnahmen festlegen
Welche Folgemaßnahme passt, hängt vom Sachverhalt ab. Das Gesetz nennt insbesondere interne Untersuchungen, die Verweisung an andere zuständige Stellen, den Abschluss des Verfahrens oder die Abgabe an eine interne Untersuchungseinheit beziehungsweise eine zuständige Behörde.
Halten Sie fest, wer die Entscheidung getroffen hat, welche Gründe dafür maßgeblich waren und welche Aufgaben daraus entstehen. Bei internen Untersuchungen sollten Umfang, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten vor Beginn geklärt sein. So wird vermieden, dass unnötig viele Personen Kenntnis vom Fall erhalten.
Rückmeldung nach spätestens drei Monaten vorbereiten
Die Rückmeldung erfolgt grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung. Wurde der Eingang nicht bestätigt, gilt eine Frist von drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang. Mitgeteilt werden geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe dafür.
Die Rückmeldung darf interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht beeinträchtigen. Auch die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder darin genannt werden, dürfen nicht verletzt werden. Deshalb gehört nicht jedes Detail der internen Prüfung in die Nachricht an die hinweisgebende Person.
Tragen Sie die Frist direkt bei Eingang ein und erinnern Sie rechtzeitig an die Vorbereitung. Die Rückmeldung sollte nicht erst am letzten Tag aus mehreren E-Mails und Notizen zusammengesucht werden müssen.
Dokumentation und Abschluss sauber führen
Eingehende Meldungen müssen dauerhaft abrufbar und unter Beachtung der Vertraulichkeit dokumentiert werden. Zum Fall gehören neben der ursprünglichen Meldung auch Rückfragen, Bewertungen, Entscheidungen, Folgemaßnahmen, Rückmeldungen und der Abschlussgrund.
Die Dokumentation wird grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Aufbewahrung kommt nur in Betracht, wenn sie erforderlich und verhältnismäßig ist. Deshalb sollte der Abschluss eines Falls ein festes Datum und eine vorgemerkte Löschprüfung auslösen.
Aus dem Meldekanal einen verlässlichen Prozess machen
Ein Hinweisgebersystem ist mehr als ein Formular. Entscheidend ist, dass Fristen, Zuständigkeiten, Kommunikation und Folgemaßnahmen während der gesamten Bearbeitung zusammenbleiben.
Das WaPo Hinweisgebersystem führt Meldung, Fallakte, Fristen und Berichte an einer Stelle. Unternehmen können die interne Meldestelle selbst betreiben oder WaPo mit den Aufgaben der externen Meldestelle beauftragen.