Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Meldekanal und Fallbearbeitung. Selbst betrieben oder mit WaPo.
WaPo stellt für die Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz den vertraulichen Meldeweg, Fristen, Kommunikation und Falldokumentation bereit. Sie bestimmen, ob geschulte Personen in Ihrem Unternehmen die Meldestelle führen oder WaPo die vereinbarte Bearbeitung übernimmt.
Mehr als ein Postfach
Vertraulichkeit braucht eine saubere Zuständigkeit.
Ein Formular allein löst noch keinen Hinweisgeberprozess. Entscheidend ist, wer Meldungen sehen darf, wer reagiert, wie Rückfragen laufen und wie der Bearbeitungsstand belegt wird.
Software
WaPo: Meldekanal und Fallakte
Ihr Unternehmen: Vollständige Fallbearbeitung und Folgemaßnahmen
Externe Meldestelle
WaPo: Annahme, Erstprüfung, Kommunikation und Dokumentation im vereinbarten Umfang
Ihr Unternehmen: Entscheidungen, Untersuchungen und Folgemaßnahmen
Gemeinsam
WaPo: System und festgelegte Bearbeitungsschritte
Ihr Unternehmen: Interne Entscheidungen und weitergehende Untersuchungen
Vom Eingang bis zum Abschluss
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar, ohne Vertraulichkeit aufzugeben.
- 01
Hinweis abgeben
Hinweisgebende erreichen einen vertraulichen digitalen Meldekanal im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- 02
Eingang prüfen
Die Meldung wird entgegengenommen, kategorisiert und zunächst auf Plausibilität und Zuständigkeit geprüft.
- 03
Fristen und Rückfragen führen
Eingangsbestätigung, Rückfragen, Zwischenstände und Rückmeldung werden nachvollziehbar im Fall dokumentiert.
- 04
Maßnahmen entscheiden
Die zuständigen Personen im Unternehmen entscheiden über Untersuchungen und weitere Maßnahmen. Rollen und Zugriffe bleiben klar getrennt.
- 05
Fall abschließen und berichten
Bearbeitung, Ergebnis und Abschluss bleiben in einer geschützten Fallakte nachvollziehbar. Berichte werden ohne unnötige Personendetails erstellt.
Im System
Was WaPo abbildet
- Einrichtung und laufende technische Betreuung des Meldekanals
- Anpassung an das Erscheinungsbild des Unternehmens
- Rollen, Berechtigungen und vertrauliche Fallakten
- Fristen, Status, Rückfragen und Dokumentation je Meldung
- Vorlagen und Arbeitshilfen für die interne Bearbeitung
- Auswertungen und regelmäßiger Tätigkeitsbericht
Auf Wunsch als Dienstleistung
WaPo als externe Meldestelle
Wir übernehmen die vertrauliche Annahme, erste Einordnung, Kommunikation mit hinweisgebenden Personen und die laufende Falldokumentation im vereinbarten Umfang. Die Entscheidung über Untersuchungen, arbeitsrechtliche Schritte oder andere Folgemaßnahmen bleibt bei Ihrem Unternehmen.
Vor dem Start legen wir fest, wer Meldungen entgegennimmt, wer im Vertretungsfall übernimmt und wann Ihr Unternehmen einbezogen wird. Auch Eskalationswege, Berechtigungen, Datenschutz sowie Aufbewahrung und Löschung werden für den vereinbarten Ablauf geklärt. Anforderungen für deutsche und grenzüberschreitende Strukturen betrachten wir gesondert.
Hinweisgeberschutz funktioniert nicht isoliert.
Unterweisungen, Zuständigkeiten, Richtlinien und Nachweise lassen sich mit der WaPo Lernwelt und der gemeinsamen Compliance-Plattform verbinden.
Kanal, Zuständigkeit und Dienstleistung passend aufsetzen.
Wir zeigen Ihnen den Ablauf und legen offen fest, welche Aufgaben Ihr Unternehmen übernimmt und welche WaPo führt.